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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für den Spido-Alphatest unter alphatest.myspido.de. Der Alphatest ist ein geschlossener Test mit eingeladenen Pflegediensten. Sie beschreibt, was bei der Nutzung tatsächlich passiert. Stand: 16.09.2026.

1. Verantwortlicher

Er ist verantwortlich für die Konten, die Anmeldung und den Betrieb der Anwendung. Für die Daten der gepflegten Personen (Unterlagen, Tonaufnahmen, Transkripte, Dokumente) ist der Pflegedienst verantwortlich, der sie in Spido anlegt. Spido verarbeitet diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seiner Weisung (Art. 28 DSGVO, Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Wer als gepflegte Person Fragen zu seinen Daten hat, wendet sich zuerst an seinen Pflegedienst.

2. Was diese Anwendung nicht tut

• Sie bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein.
• Sie lädt keine Schriftarten, Skripte oder Bilder von Drittanbietern.
• Sie läuft über kein vorgeschaltetes Content-Delivery-Netzwerk. Die verschlüsselte Verbindung endet direkt auf unserem Server in Deutschland.
• Sie gibt Unterlagen, Tonaufnahmen und Gesundheitsdaten an keinen fremden KI-Dienst. Auswertung und Verschriftung laufen ausschließlich auf eigenen Servern in Deutschland.
• Sie trifft keine Entscheidungen über Personen. Spido macht Vorschläge; eine Pflegefachkraft prüft und entscheidet.

3. Aufruf der Seiten (Server-Protokolle)

Beim Abruf werden technische Angaben protokolliert: Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, die Kennung des Browsers (User-Agent) und die IP-Adresse. Die Protokolle dienen dem sicheren und fehlerfreien Betrieb und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb einer Anwendung mit Gesundheitsdaten.

4. Konto und Anmeldung

Ein Konto entsteht nur über eine Einladung per E-Mail. Der Einladungslink gilt 7 Tage und lässt sich nur einmal verwenden. Wir speichern Name, E-Mail-Adresse, Rolle, den zugehörigen Pflegedienst und das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbaren Hash. Ein Link zum Zurücksetzen des Passworts gilt 60 Minuten.

Der zweite Faktor (Code aus einer Authenticator-App) ist freiwillig. Wer ihn einschaltet, erhält Wiederherstellungscodes; auch sie werden nur als Hash gespeichert.

Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern speichern wir Anmeldeversuche und wichtige Kontovorgänge (Anmeldung, Abmeldung, Passwortänderung) mit Zeitpunkt und IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Alphatests), für die Schutzmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookie

Spido setzt genau ein Cookie, spido_sitzung. Es hält die Anmeldung fest, ist nur über verschlüsselte Verbindungen und nicht für Skripte lesbar und läuft nach 12 Stunden ab (10 Minuten, solange der zweite Faktor noch aussteht). Mit dem Abmelden wird die Sitzung beendet. Das Cookie ist für die Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); weitere Cookies gibt es nicht.

6. Unterlagen, Tonaufnahmen und Dokumente der gepflegten Personen

Pflegedienste laden Unterlagen hoch, nehmen das Aufnahmegespräch auf und lassen daraus die Dokumente der Neukundenaufnahme vorschlagen. Das sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Spido verarbeitet sie im Auftrag des Pflegedienstes (Ziffer 1); die Rechtsgrundlage liegt beim Pflegedienst.

• Unterlagen werden beim Hochladen auf Schadsoftware geprüft, auf verschlüsseltem Speicher abgelegt und nach Pflegediensten getrennt gehalten.
• Tonaufnahmen entstehen nur, wenn die Einwilligung vorliegt – schriftlich oder zu Beginn des Gesprächs mündlich. Ohne Einwilligung wird nichts verschriftet. Die Tonaufnahme wird sieben Tage nach der Aufnahme gelöscht. Das Transkript bleibt als Teil der Pflegedokumentation. Wird die Einwilligung widerrufen, werden noch vorhandene Tonaufnahmen sofort gelöscht und keine neuen angenommen.
• Unterschriften auf dem Gerät der Pflegefachkraft werden mit Zeitpunkt, Gerätekennung, IP-Adresse und Prüfsumme des Dokuments festgehalten.
• Abruflinks für gepflegte Personen gelten 7 Tage, für eine Einwilligung 72 Stunden, und lassen sich zurücknehmen. Jeder Abruf wird protokolliert.
• Unterlagen und Dokumente bleiben gespeichert, bis der Pflegedienst sie löscht, längstens bis zum Ende des Tests; gelöscht sind sie spätestens drei Monate danach. Möchte der Pflegedienst weiterarbeiten, werden sie auf seinen Wunsch in das Realsystem überführt (Testnutzungsbedingungen § 8).

7. E-Mails

Spido verschickt E-Mails nur für Einladungen und das Zurücksetzen des Passworts. Sie enthalten keine Unterlagen und keine Gesundheitsdaten. Der Versand läuft über unseren eigenen Mailserver; zugestellt werden die Mails über Brevo SAS, Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter innerhalb der EU.

8. Hosting und Sicherung

Die Anwendung liegt auf selbst betriebenen Servern in Deutschland, die Daten auf verschlüsseltem Speicher. Eine Sicherung wird täglich verschlüsselt auf einem eigenen Speicher in Deutschland abgelegt und höchstens sechs Monate aufbewahrt; danach sind auch dort gelöschte Daten entfernt.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zum Alphatest, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen diese Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bitte schicken Sie keine Kundendaten per E-Mail.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die unter Ziffer 1 genannte Adresse, bei Daten aus der Pflege an Ihren Pflegedienst.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die beschriebene Verarbeitung ändert.